Las labores de un administrador de condominios son muy importantes, ya que se encarga de preservar la equidad, armonía entre los condóminos, además de llevar los estados financieros, mantenimiento que necesite el condominio, cuotas de cada condómino y la seguridad de sus habitantes.
La labor principal de los administradores de condominios certificados ante la Procuraduría Social de la Ciudad de México PROSOC es preservar el mantenimiento y la administración del edificio de forma correcta, se encarga de pagar lo inherente a gastos fijos, promueve el pago puntual de las cuotas, crea conciencia en los morosos y busca soluciones a desacuerdos que existan entre los residentes.
Ventajas de la administración externa
Aunque hay ventajas de tener una administración interna, también existe la alternativa de contratar a un externo cuando existe la liquidez plena para pagar con puntualidad los servicios.
Un punto importante es que los recursos se manejan por una empresa de administración legalmente constituida y sin intereses en el condominio. La administradora debe abrir una cuenta en donde, mes a mes, los propietarios depositen sus cuotas.
Administrar un condominio no es tarea fácil, cuando los propietarios se enfrentan a la decisión de si contratar la administración de condominios externa o elegir a alguno de los propietarios o residente para cumplir con tal función se deben tomar en consideración las siguientes ventajas:
1.-El contratar la administración de condominios externa va a permitir que haya una persona o varias dedicadas exclusivamente a ese tema, y no a alguien que le dedica el tiempo que pueda a dicho tema. Si eres un propietario, seguro que no querrás esperar cinco días para que alguien se decida a llamar al plomero o al que repara el ascensor. Un administrador externo lo hará de forma inmediata porque para esto ha sido contratado.
2.-Cuando existen varios propietarios, en algunos casos es inevitable que a veces surjan conflictos. Al contratar la administración de condominios externa, se evitan las subjetividades, lo cual permite la resolución de conflictos con un intermediario imparcial para así conciliar los intereses de todos los propietarios y no solo los que más le convengan como sucede si el administrador es condómino.
3.-Los propietarios de cada uno de los condominios no tienen que utilizar su tiempo libre para la administración, pueden dedicarse a sus propias vidas sin tener que dedicar el poco tiempo que tengan a esta labor. El administrador externo será el encargado de llamar cuando haya que reparar algo, también servirá de enlace con quienes hagan la labor de limpieza y mantenimiento de las áreas comunes, así como las labores de vigilancia de los condominios. Todo esto sin que los propietarios tengan que emplear su tiempo en estas labores.
4.-Transparencia y formalidad; Como en todo servicio de administración es necesario que el prestador ofrezca los reportes mensuales de la administración de sus recursos, la situación actual del condominio, los problemas que se han presentado y como se han solucionado. Esto ayuda a que los residentes conozcan claramente el uso de sus recursos y cómo se están cubriendo sus solicitudes y necesidades. Además, contar con una administración profesional se tiene la seguridad de que las acciones que se toman por parte de la administración son siempre en el margen de la legalidad.
5.-Por último, otra de las grandes ventajas que tiene contratar la administración de condominios externa es aprovechar todo el conocimiento que estos profesionales tienen sobre las labores, conocen la legislación, tienen contactos con proveedores de diferentes servicios y productos que se requieren para el adecuado mantenimiento de la propiedad. Además, en caso de requerirse tramitar licencias o permisos en organismos oficiales para el funcionamiento óptimo del condominio, es de esperar que, si contratas un administrador externo de condominios, éste tenga todo el conocimiento sobre dónde acudir y los requisitos para cada trámite.
La forma de trabajo
Todo dependerá del nivel del servicio y del presupuesto que tenga programado el condominio además del tipo de personas que habitan en el mismo.
La empresa debe encargarse de tener en óptimas condiciones el mantenimiento, el cobro de cuotas, supervisión de empleados y existen algunas empresas que se encargan de pagos por servicios que los propietarios no tienen tiempo de realizar.
En general, se tiene que llevar a cabo una supervisión constante de las instalaciones y áreas comunes, reportando periódicamente el estado en que se encuentran. También se recomienda que la empresa brinde un presupuesto de reparaciones y de las necesidades de mantenimiento mayor. Además, de ofrecer diferentes formas de pago (efectivo, cheque, depósito) y hasta descuentos por pago adelantado a los condóminos para pago de mantenimiento.
Es importante que la empresa se encargue de a elaboración de un reglamento con previa revisión y autorización para generar buenos acuerdos sobre los usos de áreas comunes y estacionamientos.
